Un gestionnaire de contrats est-il concerné par les 15 heures DDA ?

Pas s'il gère uniquement. Selon la revue de l'ACPR de février 2019, les personnels exerçant uniquement des activités de gestion de contrats sont hors du champ de l'obligation. Il y entre dès qu'il fournit des recommandations, présente, propose ou aide à conclure un contrat, activités visées au I de l'article L. 511-2 du code des assurances.

Je réponds parfois aux clients sur leurs garanties : suis-je concerné ?

Pas pour cette seule raison. Expliquer au client ce que couvre le contrat qu'il a déjà relève de la gestion. Vous êtes concerné dès que vous lui recommandez une autre garantie, proposez une extension ou l'orientez vers un autre contrat : c'est une activité de distribution au sens du I de l'article L. 511-2, même occasionnelle.

Comment un cabinet documente-t-il qu'un poste n'est pas concerné ?

Par une fiche de poste datée, qui décrit les tâches réelles, relue chaque année. L'article R. 513-9 du code des assurances cite les fiches de poste parmi les justificatifs tenus à disposition de l'association agréée. Elle explique l'absence d'une personne de la liste nominative aussi bien qu'elle justifie la formation de ceux qui y figurent.

Une formation DDA est-elle utile sans obligation ?

Souvent, oui. Rien n'interdit de former un gestionnaire non assujetti, et la conformité, les réclamations, la protection des données et la lutte contre le blanchiment concernent toute la structure. L'attestation de formation reste une preuve de ce qui a été suivi, et la formation supprime la question de la frontière pour les postes où le doute est réel.

Que demandera l'ACPR à propos des gestionnaires ?

La liste des personnes ou catégories de personnes à former, tenue à jour des mutations internes, selon sa revue de février 2019. Pour les gestionnaires qui n'y figurent pas, elle attendra la raison : des fiches de poste datées décrivant une gestion pure, et une organisation cohérente avec ces fiches.

Qualification à établir au regard de l'article L. 511-2 II du code des assurances

Formation DDA du gestionnaire de contrats en back office

La formation continue DDA est-elle obligatoire pour un gestionnaire de contrats en back office ?Un gestionnaire de contrats n'est pas soumis aux quinze heures de formation DDA s'il gère uniquement : selon la revue de l'ACPR de février 2019, les personnels exerçant uniquement des activités de gestion de contrats sont hors du champ. Il y entre dès qu'il recommande, présente, propose ou aide à conclure un contrat, activités visées au I de l'article L. 511-2 du code des assurances. La réponse tient donc aux tâches réelles, que la fiche de poste documente.

Ce qui est dû, en quatre lignes

Faire qualifier chaque poste au regard de l'article L. 511-2
Tenir une fiche de poste datée, décrivant les tâches réelles
Quinze heures par an dès qu'une activité de distribution existe
Reposer la question chaque année et à chaque évolution du poste

Gestionnaire de contrats et formation DDA : ce que disent les textes

Le critère n'est pas l'intitulé du poste mais l'activité réellement exercée. Le II de l'article L. 511-2 du code des assurances vise le personnel des entreprises d'assurance et des intermédiaires qui exerce les activités mentionnées au I : fournir des recommandations, présenter, proposer ou aider à conclure des contrats, ou réaliser d'autres travaux préparatoires à leur conclusion. L'article R. 512-13-1 fixe ensuite le plancher de quinze heures par an pour ces personnes.

L'ACPR a précisé la frontière dans sa revue de février 2019 : sont exclus du champ de l'obligation les personnels des intermédiaires et des entreprises d'assurance exerçant uniquement des activités de gestion de contrats d'assurance. C'est une position de superviseur, cohérente avec le critère fonctionnel du texte, mais sa formule exacte ne figure dans aucun article : elle éclaire la lecture de la loi, elle ne s'y substitue pas.

Il n'existe donc aucune liste d'intitulés de poste, et aucune réponse valable pour tous les gestionnaires. La qualification se fait poste par poste, à partir de ce que la personne fait au cours d'une semaine ordinaire.

Et le gestionnaire de sinistres ?

Sa situation repose sur un texte, et non sur la seule doctrine. Le 2° du II de l'article L. 511-1 du code des assurances exclut de la distribution d'assurances l'activité consistant exclusivement en la gestion, l'évaluation et le règlement des sinistres. Un gestionnaire de sinistres qui instruit, évalue et règle, sans rien proposer, se trouve donc hors du champ de la formation continue DDA.

Le mot « exclusivement » fait tout le travail. Le gestionnaire qui, au détour d'une déclaration de sinistre, recommande de relever une garantie, suggère une extension ou oriente l'assuré vers un autre contrat n'accomplit plus un acte de gestion : il aide à conclure, et il entre dans le champ.

Répondre sur une garantie ou conseiller : où passe la frontière

La gestion pure consiste à administrer un contrat déjà conclu : encaisser, enregistrer un avenant demandé, mettre à jour une adresse, éditer un document, expliquer au client ce que couvre la garantie qu'il a déjà souscrite. Ces actes ne figurent pas parmi les activités énumérées au I de l'article L. 511-2.

La distribution intervient en amont d'une souscription ou à son occasion. Conseiller un avenant qui améliore une garantie, proposer une extension, comparer le contrat du client avec un autre : ce sont des actes de distribution, quel que soit le titre de celui qui les accomplit, et même s'ils restent occasionnels.

Un exemple aide à tracer la ligne. Un client appelle pour savoir si son dégât des eaux est couvert : lui lire sa garantie relève de la gestion. Le même client demande s'il devrait mieux s'assurer, et le gestionnaire lui recommande une formule supérieure : c'est une recommandation, donc de la distribution.

Une seconde situation échappe souvent à l'attention : l'encadrement. L'article A. 512-8 prévoit des compétences propres aux personnes responsables d'un bureau de production ou de l'animation d'un réseau de personnes en lien direct avec la clientèle. Un responsable de plateau qui valide des recommandations se regarde donc avec la même attention qu'un commercial, même s'il ne reçoit jamais de client.

Comment l'employeur trace la frontière et la documente

L'article R. 513-9 du code des assurances cite expressément deux justificatifs tenus à disposition de l'association professionnelle agréée par les cabinets de courtage : les fiches de poste et les attestations de formation. La fiche de poste n'est donc pas un simple document de ressources humaines, c'est une pièce du dossier de conformité.

Elle sert dans les deux sens. Pour la personne qui distribue, elle démontre que la formation suivie correspond à ses fonctions. Pour la personne qui ne distribue pas, elle explique pourquoi elle ne figure pas sur la liste nominative annuelle ni sur la liste des personnes à former.

La méthode tient en une cartographie annuelle : quelques lignes par poste, décrivant les tâches réelles plutôt que l'intitulé, datées et relues chaque année. Elle se met à jour en une demi-heure, et elle vaut mieux qu'une explication reconstituée le jour où la question est posée.

Ce que regardera l'ACPR sur un service de gestion

Dans sa revue de février 2019, l'ACPR indique attendre des professionnels qu'ils présentent la liste des personnes ou des catégories de personnes à former quinze heures dans l'année, tenue à jour des mutations internes, et annonce une attention particulière à la cohérence des formations avec les produits distribués, les modes de distribution et le poste occupé.

Pour un service de gestion, la question du contrôleur est donc simple : pourquoi ces personnes ne figurent-elles pas sur la liste ? La réponse attendue est une fiche de poste datée qui décrit des tâches de gestion pure, et une organisation qui le confirme, par exemple des appels de conseil transférés aux commerciaux. Sans ces pièces, l'exclusion reste une affirmation.

Se former sans y être tenu : une décision qui se défend

Rien n'interdit de faire suivre la formation à un gestionnaire non assujetti, et beaucoup de cabinets le font. La conformité, la protection des données, le traitement des réclamations et la lutte contre le blanchiment concernent toute la structure, y compris ceux qui ne vendent pas. Former supprime aussi la question de la frontière pour les postes où le doute est réel.

DDA 15, le spécialiste de la formation DDA, propose un parcours unique de quinze heures en ligne, conçu au regard de l'article A. 512-8 : onze heures de tronc commun et quatre heures de spécialité. L'attestation de formation nominative, envoyée par e-mail à la fin du parcours, vaut preuve de ce qui a été suivi, que l'obligation vous soit opposable ou non.

Le parcours, dans votre cas

Le tronc commun de onze heures est le même quelle que soit votre situation. Les quatre heures de spécialisation se choisissent selon les produits que vous distribuez, et c'est ce choix qui rend la formation adaptée à votre activité.

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Questions fréquentes

Un gestionnaire de contrats est-il concerné par les 15 heures DDA ?: Pas s'il gère uniquement. Selon la revue de l'ACPR de février 2019, les personnels exerçant uniquement des activités de gestion de contrats sont hors du champ de l'obligation. Il y entre dès qu'il fournit des recommandations, présente, propose ou aide à conclure un contrat, activités visées au I de l'article L. 511-2 du code des assurances.
Un gestionnaire de sinistres doit-il suivre la formation DDA ?: Non, s'il se limite aux sinistres. Le 2° du II de l'article L. 511-1 du code des assurances exclut de la distribution l'activité consistant exclusivement en la gestion, l'évaluation et le règlement des sinistres. S'il recommande une garantie supplémentaire à l'occasion d'un sinistre, il sort de cette exclusion et entre dans le champ.
Je réponds parfois aux clients sur leurs garanties : suis-je concerné ?: Pas pour cette seule raison. Expliquer au client ce que couvre le contrat qu'il a déjà relève de la gestion. Vous êtes concerné dès que vous lui recommandez une autre garantie, proposez une extension ou l'orientez vers un autre contrat : c'est une activité de distribution au sens du I de l'article L. 511-2, même occasionnelle.
Comment un cabinet documente-t-il qu'un poste n'est pas concerné ?: Par une fiche de poste datée, qui décrit les tâches réelles, relue chaque année. L'article R. 513-9 du code des assurances cite les fiches de poste parmi les justificatifs tenus à disposition de l'association agréée. Elle explique l'absence d'une personne de la liste nominative aussi bien qu'elle justifie la formation de ceux qui y figurent.
Une formation DDA est-elle utile sans obligation ?: Souvent, oui. Rien n'interdit de former un gestionnaire non assujetti, et la conformité, les réclamations, la protection des données et la lutte contre le blanchiment concernent toute la structure. L'attestation de formation reste une preuve de ce qui a été suivi, et la formation supprime la question de la frontière pour les postes où le doute est réel.
Que demandera l'ACPR à propos des gestionnaires ?: La liste des personnes ou catégories de personnes à former, tenue à jour des mutations internes, selon sa revue de février 2019. Pour les gestionnaires qui n'y figurent pas, elle attendra la raison : des fiches de poste datées décrivant une gestion pure, et une organisation cohérente avec ces fiches.

Pour aller plus loin

Les autres situations d'exercice

Les questions associées

Quel parcours vous concerne ?

Les quinze heures sont les mêmes pour tout le monde, et le tronc commun de onze heures aussi. Ce qui se choisit, ce sont les quatre heures de spécialisation : prenez celle des produits que vous distribuez le plus.