Qui est concerné : dirigeants, salariés et personnel en contact avec la clientèle

Le II de l'article L. 511-2 pose les exigences de formation et de développement professionnels continus, et l'article R. 512-13-1 précise qui elles visent : les intermédiaires eux-mêmes et le personnel des entreprises et des intermédiaires exerçant les activités de distribution.

La première population est facile à identifier : elle figure au registre unique, avec un numéro et une ou plusieurs catégories.

La seconde demande un raisonnement. Elle ne se lit sur aucun registre, elle se déduit de ce que la personne fait réellement.

Le dirigeant d'une personne morale immatriculée porte deux choses qu'il vaut mieux ne pas confondre.

Il porte d'abord la condition de capacité professionnelle de l'article R. 512-8, qui s'applique aux personnes physiques, associés ou tiers, qui dirigent ou gèrent la personne morale. Cette condition se justifie une fois, à l'inscription.

Il porte ensuite sa propre obligation annuelle de quinze heures, comme toute personne qui exerce une activité de distribution. Elle n'est pas absorbée par la première, et elle recommence chaque année.

Il lui revient enfin de faire remonter les heures de son équipe. C'est là que l'erreur classique se produit : le dirigeant tient son propre compteur avec soin et découvre au printemps qu'il n'a rien pour ses collaborateurs.

Une chargée de clientèle, un conseiller en agence, un téléconseiller sur un plateau de vente à distance exercent des activités de distribution. Aucun n'a de numéro ORIAS personnel, et tous doivent quinze heures par an à titre individuel.

Pour un cabinet de courtage, ces heures remontent chaque année à l'association professionnelle agréée dans la liste nominative de l'article R. 513-9, avec le poste occupé, le nombre d'heures et les thèmes suivis.

Pour une agence générale, exemptée d'adhésion associative par le II de l'article L. 513-3, elles ne remontent à personne automatiquement. Cela ne les rend pas facultatives : elles se justifient par tout moyen, devant la compagnie mandante comme devant l'ACPR.

Un poste purement administratif, qui ne présente, ne propose ni n'aide à conclure aucun contrat d'assurance, n'exerce pas une activité de distribution au sens du texte. Une personne qui saisit des pièces, classe des dossiers ou tient une comptabilité n'entre pas dans le champ du seul fait qu'elle travaille dans un cabinet d'assurance.

La frontière se déplace dès que la personne conseille un client sur un contrat, même occasionnellement. Un gestionnaire de contrats qui répond à un assuré sur l'étendue d'une garantie et l'oriente vers une modification de couverture n'est plus dans une fonction purement administrative.

Nous ne trancherons pas ici ce que le texte ne tranche pas. La qualification se fait poste par poste, à partir des tâches réellement exercées, et c'est un travail que le cabinet mène lui-même, au besoin avec son association professionnelle agréée.

L'article R. 513-9 cite expressément les fiches de poste parmi les justificatifs tenus à disposition, à côté des attestations de formation. Cette mention n'est pas décorative.

Le contrôle porte sur l'adéquation entre la formation suivie et la fonction exercée. Sans description de poste datée, cette adéquation est indémontrable, quel que soit le nombre d'heures accumulées.

La fiche de poste sert donc deux fois. Elle démontre qu'une personne entre, ou n'entre pas, dans le champ de l'obligation. Et, pour celles qui y entrent, elle démontre que la formation suivie correspondait au poste.

Une fiche datée, revue quand le poste change, suffit. Il n'est pas demandé un document long, il est demandé un document juste.

Le tableau que réclame l'article R. 513-9 se tient facilement si on le tient au fil de l'eau, et très difficilement si on le reconstitue en mars.

Une ligne par personne concernée, quatre colonnes : le nom, le poste occupé, le nombre d'heures suivies, les thèmes. C'est exactement ce que le texte demande, ni plus ni moins.

À côté, un dossier par personne : la fiche de poste datée, et les attestations de l'année. Ces pièces ne s'envoient pas, elles se tiennent à disposition.

Quand une association agréée demande une vérification approfondie, ce qu'elle fait au moins une fois tous les cinq ans au titre de l'article R. 513-10, c'est ce dossier qu'elle regarde.

Certaines activités distribuent de l'assurance sans que ce soit leur métier principal, à l'occasion de la vente d'un bien ou d'un service.

Leur capacité professionnelle relève d'un article propre, l'article R. 512-12, qui retient une formation d'une durée raisonnable adaptée aux produits présentés et sanctionnée par une attestation, six mois d'expérience, ou un diplôme listé, sans fixer de nombre d'heures.

L'obligation annuelle de formation continue, elle, ne connaît pas de version allégée : l'article R. 512-13-1 pose un plancher unique, et la souplesse porte sur le contenu, par l'exigence d'adéquation, jamais sur le volume.