Formation DDA la première année : le code des assurances ne prévoit ni prorata ni dispense. L'article R. 512-13-1 fixe au moins quinze heures par an, sans régime pour une année commencée en cours de route. La lecture prudente est donc de viser quinze heures dès l'année d'immatriculation ou d'embauche, heures déjà suivies chez un ancien employeur comprises.
Trois situations reviennent sans cesse. Une courtière s'immatricule en juillet et se demande si elle doit « tout faire » avant le 31 décembre. Un cabinet recrute une chargée de clientèle au 1er septembre ; elle a déjà suivi six heures dans son agence générale précédente. Un mandataire d'intermédiaire devient courtier en octobre. Dans les trois cas, la même question : y a-t-il un prorata ?
DDA 15, le spécialiste de la formation DDA, est la marque de HNC SAS consacrée uniquement à la formation continue des intermédiaires d'assurance. Nous répondons ici avec ce que disent les textes, en distinguant ce qui est écrit de ce qui relève de la prudence, puis nous donnons la méthode côté employeur pour intégrer un nouvel arrivant sans fausse note. Pour une recrue, le parcours complet de quinze heures en ligne coûte 139 € net de taxe.
Formation DDA, première année : ce que dit le code et ce qu'il ne dit pas
Le I de l'article R. 512-13-1 du code des assurances dit une seule chose : la durée de formation continue ne peut être inférieure à quinze heures par an. Il ne prévoit ni prorata pour une année commencée en cours de route, ni dispense pour la première année d'exercice, ni régime d'entrée dans la profession.
Le code ne définit pas davantage l'année de référence. En pratique, l'obligation s'apprécie par année civile, conformément à la lecture retenue par l'ACPR dans sa publication de février 2019. Certaines professions réglementées connaissent des mécanismes de prorata la première année : la distribution d'assurances n'en a pas écrit.
On lit souvent le contraire. Une page qui vous annoncerait « cinq heures pour une embauche au 1er septembre » ou « sept heures et demie pour une immatriculation au 1er juillet » construirait un calcul que le texte ne contient pas, et vous exposerait si votre association retenait une autre lecture.
Le prorata de la formation DDA : deux lectures, un choix simple
En l'absence de règle écrite, deux lectures coexistent. La première, stricte, applique le plancher tel quel : quinze heures sur l'année civile, quel que soit le mois d'arrivée. La seconde, plus souple, considère qu'une année incomplète appelle une durée proportionnée. Aucune autorité n'a, à notre connaissance, tranché publiquement en faveur de la seconde.
Mettez les deux risques côte à côte. D'un côté, quinze heures suivies alors qu'un prorata aurait peut-être été accepté : le coût est celui d'une formation dont la personne tire profit dès son premier trimestre. De l'autre, une année jugée insuffisante lors de la vérification de l'association : un échange de courriers et une régularisation, dans un dossier qu'on n'a pas envie d'ouvrir la première année. La comparaison penche d'elle-même vers la lecture stricte.
Posez la question par écrit, une fois
Si vous êtes courtier ou mandataire de courtier, votre association professionnelle agréée est l'interlocuteur naturel : l'article L. 513-3 du code des assurances lui confie une mission d'accompagnement en même temps que sa mission de vérification. Si vous êtes agent général ou mandataire d'une entreprise d'assurance, la question se pose à votre compagnie mandante. Une réponse écrite se classe au dossier et vaut mieux qu'une interprétation personnelle.
Le cas de l'arrivée en décembre
Une immatriculation ou une embauche au 1er décembre rend quinze heures difficiles à placer sans désorganiser l'intégration. La conduite raisonnable consiste à suivre ce qui peut l'être dans de bonnes conditions, à noter au registre la date d'arrivée et les heures réalisées, et à interroger votre association ou votre mandant par écrit sur le traitement de cette première année. Documenter une situation vaut toujours mieux que la passer sous silence.
À retenir
- Aucun prorata ni aucune dispense de première année ne figure dans le code des assurances.
- La lecture prudente : quinze heures dès l'année d'immatriculation ou d'embauche.
- En cas d'arrivée très tardive : documenter, puis demander une position écrite à l'association ou au mandant.
Qui est concerné dès son arrivée ?
Sont concernés, dès l'année de leur arrivée, les intermédiaires immatriculés et le personnel qui exerce une activité de distribution : conseiller, présenter, proposer ou aider à conclure des contrats, ou réaliser des travaux préparatoires à leur conclusion (article L. 511-2, I et II). Un poste purement administratif ou comptable n'est pas visé.
Le mandataire d'intermédiaire recruté par un cabinet est un intermédiaire immatriculé, pas un salarié : il répond de sa propre obligation. Le salarié qui distribue, lui, relève de l'obligation de son employeur, qui doit pouvoir la justifier.
Pour un gestionnaire, la fiche de poste tranche : l'activité qui consiste exclusivement à gérer, évaluer et régler des sinistres n'est pas de la distribution au sens de l'article L. 511-1. Notre page qui est concerné par la formation DDA détaille chaque profil.
Avant la première vente : capacité et honorabilité
Un nouvel arrivant ne vend pas le jour de son embauche par défaut : il vend dès que sa capacité professionnelle et son honorabilité sont vérifiées. Les quinze heures viennent ensuite ; elles ne remplacent pas ces deux conditions d'entrée, que le I de l'article L. 511-2 exige « préalablement au commencement de leur activité ».
La capacité professionnelle se vérifie au recrutement
L'article R. 512-7 du code des assurances, cité par l'ACPR, dispose que toute personne qui a sous son autorité des salariés veille à ce qu'ils remplissent les conditions de capacité requises. L'ACPR en tire la conséquence : la capacité se vérifie dès le recrutement, et un salarié qui ne la possède pas ne commercialise pas de contrats en autonomie tant que ce défaut n'est pas corrigé.
Selon le poste, le régime diffère : niveau I pour les courtiers, agents généraux et responsables de bureau de production (article R. 512-9), niveau II pour les mandataires et les salariés qui distribuent (article R. 512-10), niveau III pour certains salariés de bureau de production (article R. 512-12). Le stage minimal est de 150 heures pour les niveaux I et II.
L'expérience qui compte est celle acquise dans des fonctions de production ou de gestion de contrats, pas l'ancienneté « en assurance » en général : douze ans de règlement de sinistres ne valident pas le niveau I. L'ACPR précise qu'un curriculum vitae ne suffit pas : seul un document de l'ancien employeur, comme une attestation d'emploi, justifie l'expérience. Notre article formation IAS niveau 1, 2 ou 3 détaille les trois régimes.
L'honorabilité se vérifie au plus tard à l'embauche
Pour les salariés directement en charge de la distribution, l'ACPR indique que l'employeur peut satisfaire à l'exigence d'honorabilité en faisant signer une déclaration sur l'honneur attestant l'absence de condamnation visée à l'article L. 322-2 du code des assurances, au plus tard au recrutement ou à la prise de fonction en cas de mutation interne. La règle de procédure tient en une ligne : aucune première vente avant que la déclaration et le justificatif de capacité soient classés au dossier.
La capacité IAS obtenue cette année compte-t-elle dans les 15 heures ?
Non, les deux ne s'additionnent pas et ne se remplacent pas. L'ACPR l'écrit en février 2019 : « les obligations de formation continue ne se recoupent pas avec les obligations de formation visant à conférer la capacité professionnelle ». Le stage de capacité est une condition d'entrée ; les quinze heures sont une obligation annuelle d'exercice.
L'ACPR illustre cette règle par deux exemples, qu'il faut citer exactement. D'un côté, « un alternant ne doit pas ajouter, sur la même période, des heures de formation continue aux heures de formation qui lui permettent d'acquérir la capacité professionnelle ». De l'autre, « l'acquisition d'un niveau de capacité professionnelle par voie d'ancienneté n'exempte pas des obligations de formation continue ».
En pratique, pour une personne qui obtient sa capacité en cours d'année puis commence à distribuer :
- pendant la période du stage, l'ACPR n'attend pas d'heures de formation continue en plus des heures de capacité ;
- une fois l'activité commencée, la formation continue s'enclenche, et rien dans les textes ne la réduit pour le reste de l'année ;
- dans le doute, la même méthode s'applique : viser les quinze heures et demander une position écrite à l'association ou au mandant.
Notre article formation IAS ou formation DDA compare les deux obligations point par point.
Recrutement en cours d'année : récupérer les heures chez l'ancien employeur
Les heures suivies depuis le 1er janvier chez un précédent employeur comptent pour l'année en cours : l'obligation est individuelle, elle suit la personne. Encore faut-il pouvoir les prouver, et c'est désormais au nouvel employeur de le faire.
Le dernier alinéa du II de l'article R. 512-13-1 est précis. L'intermédiaire doit être en mesure de produire, pour tout membre de son personnel concerné, la liste des formations suivies et, pour chacune, le nom de l'entité qui l'a délivrée, la date, la durée, les modalités et les thèmes traités. Le texte ne distingue pas selon l'employeur au moment de la formation.
Demandez au nouvel arrivant, dès sa première semaine :
- Les attestations nominatives des formations suivies depuis le 1er janvier, quel que soit l'organisme ou l'employeur qui les a financées.
- Le détail des thèmes, si l'attestation se contente d'un intitulé général : c'est ce qui permettra de juger l'adéquation au nouveau poste.
- Les attestations des années précédentes, utiles pour documenter son parcours.
Revenons à la chargée de clientèle recrutée au 1er septembre. Ses six heures suivies à l'agence générale portaient sur l'assurance vie et la lutte contre le blanchiment. Au cabinet, elle traitera surtout des risques professionnels. Les six heures comptent, mais il en reste neuf, et elles gagnent à porter sur la responsabilité civile et les dommages aux biens. C'est la logique du II de l'article A. 512-8 : les compétences sont adaptées à la nature des produits distribués, aux modes de distribution et aux fonctions exercées.
Je change de statut en cours d'année : que devient mon obligation ?
Vos heures vous suivent. L'obligation du II de l'article L. 511-2 pèse sur la personne qui exerce l'activité de distribution, pas sur la structure ni sur la catégorie d'immatriculation. Des heures suivies en mars comme salarié restent acquises pour l'année si vous devenez courtier en septembre : rien ne repart à zéro, et rien ne double non plus.
Passer de mandataire d'intermédiaire à courtier, ou ajouter une catégorie à votre inscription, ne multiplie pas le volume horaire. Le code des assurances ne connaît de règle de cumul que pour la capacité professionnelle, à l'article R. 512-13, qui impose alors l'exigence la plus élevée ; rien d'équivalent n'existe pour la formation continue. Le sujet est traité dans notre page cumuler plusieurs catégories d'inscription.
Ce qui change, en revanche, c'est le contenu attendu. Un professionnel qui devient courtier ajoute à son quotidien l'analyse du marché, la responsabilité civile professionnelle et, le cas échéant, la garantie financière : son programme de l'année gagne à les couvrir, au titre de l'adéquation de l'article A. 512-8.
Deux démarches accompagnent le changement :
- Une nouvelle catégorie au registre unique. Le renouvellement annuel reconduit ce qui est déclaré, il ne corrige rien : une catégorie exercée et non déclarée reste une activité exercée sans immatriculation correspondante.
- Une adhésion à une association agréée, si la nouvelle activité est le courtage. L'article L. 513-4 du code des assurances prévoit une réponse dans un délai de deux mois à compter de la réception d'un dossier complet : ce délai s'anticipe.
Quel rythme selon le mois d'arrivée ?
Le rythme se calcule simplement : quinze heures, moins les heures déjà prouvées, divisées par le nombre de semaines restantes avant le 31 décembre. Le tableau part de zéro heure acquise.
| Date d'arrivée | Semaines restantes (environ) | Rythme pour 15 heures | Commentaire |
|---|---|---|---|
| 1er mars | 43 | environ 20 minutes par semaine | Une séquence courte chaque semaine suffit |
| 1er juin | 30 | environ 30 minutes par semaine | Un créneau fixe, par exemple le vendredi |
| 1er septembre | 17 | environ 55 minutes par semaine | Planifier dès l'accueil, avant la montée en charge |
| 1er octobre | 13 | environ 1 h 10 par semaine | Deux séances de 35 minutes |
| 1er novembre | 9 | environ 1 h 45 par semaine | Réserver des demi-journées calmes |
| 1er décembre | 4 | environ 3 h 30 par semaine | Voir la conduite à tenir plus haut |
Calcul : 15 heures divisées par le nombre de semaines entre la date d'arrivée et le 31 décembre.
La formation à distance aide beaucoup ici : l'article R. 512-13-1, II prévoit des prestations en présentiel ou à distance, en une ou plusieurs séquences, consécutives ou non. Un nouvel arrivant avance par séances de vingt à trente minutes, sans bloquer une journée de son intégration. Notre article formation DDA avant le 31 décembre détaille la façon de caler ces créneaux.
Pour un salarié, ces heures se suivent sur le temps de travail : l'article L. 6321-2 du code du travail fait de toute formation qui conditionne l'exercice d'une fonction un temps de travail effectif, avec maintien de la rémunération. Les salariés des cabinets de courtage (IDCC 2247) et des agences générales (IDCC 2335) relèvent de l'OPCO Atlas pour une demande de prise en charge, toujours sous réserve de l'accord du financeur. Le détail est dans notre article l'employeur doit-il payer la formation DDA.
Inscrire le nouvel arrivant au registre des formations
Le jour de l'arrivée, le collaborateur entre dans deux documents : le registre des formations du cabinet et, si vous êtes courtier, la liste nominative transmise chaque année à votre association agréée (poste occupé, nombre d'heures, thèmes, article R. 513-9).
Trois informations méritent d'être ajoutées à sa ligne, même si le texte ne les exige pas :
- la date d'entrée, qui explique à elle seule une année incomplète ;
- le poste précédent, qui éclaire la nature des heures déjà suivies ;
- la fiche de poste datée, qui démontre que les heures restantes ont été choisies en fonction du nouveau poste.
Le modèle complet fait l'objet de notre article registre des formations du cabinet. Si le collaborateur quitte le cabinet avant la fin de l'année, la logique est symétrique : remettez-lui ses attestations, qui lui appartiennent, et gardez-en une copie, puisque vous devez justifier des formations de votre personnel sur la période où il en faisait partie.
La check-list d'intégration
- Avant l'arrivée : fiche de poste datée, régime de capacité identifié, attestation d'emploi ou diplôme demandé.
- Le premier jour : déclaration d'honorabilité signée, justificatif de capacité classé, attestations de l'année récupérées.
- La première semaine : ligne ajoutée au registre, heures acquises comptées, heures restantes calculées.
- Le premier mois : parcours choisi selon les produits du poste, créneaux réservés, première séquence suivie.
- Avant le 31 décembre : quinze heures atteintes ou, à défaut, situation documentée et question posée par écrit.
- En début d'année suivante : collaborateur inclus dans la liste nominative transmise à l'association.
Si vous recrutez un mandataire plutôt qu'un salarié, c'est l'immatriculation ORIAS du mandataire qui se vérifie en premier : voir notre article sur l'intégration d'un MIA dans un réseau. Pour organiser l'ensemble d'une équipe, notre page formation DDA du dirigeant de cabinet complète cette méthode.
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