Pour suivre la formation DDA de toute une équipe, un tableau unique suffit : une ligne par formation et par collaborateur, avec le poste occupé, l'organisme, la date, la durée, les modalités et les thèmes. Ce sont exactement les données que l'article R. 512-13-1 du code des assurances demande de pouvoir produire, et celles que l'association agréée réclame chaque année.
Un cas que beaucoup de dirigeants reconnaîtront. Un cabinet de courtage de neuf personnes reçoit en mars la demande annuelle de son association : la liste nominative du personnel concerné, avec le poste, le nombre d'heures et les thèmes de l'année écoulée. Les formations ont bien eu lieu, mais les attestations sont dispersées dans des boîtes de messagerie, et deux collaborateurs ont changé de poste en cours d'année. Il faut deux jours pour reconstituer ce qu'un tableau tenu au fil de l'eau aurait donné en dix minutes. Cet article vous propose ce tableau, colonne par colonne.
Pourquoi un tableau de suivi, et pas seulement des attestations ?
Ce que le code demande de pouvoir produire
L'article R. 512-13-1, II du code des assurances impose aux entreprises d'assurance et aux intermédiaires de pouvoir produire, pour chaque personne concernée, la liste des formations suivies, avec pour chacune le nom de l'entité qui l'a délivrée, la date, la durée, les modalités et les thèmes. L'article L. 511-2, II ajoute l'obligation de pouvoir justifier par tout moyen du respect des exigences de formation.
Des attestations isolées contiennent ces données, mais elles ne forment pas une liste. Le tableau est la liste. Les attestations en sont les preuves.
Ce que l'association demande chaque année
Pour les courtiers et leurs mandataires, l'article R. 513-9 du code des assurances prévoit que l'association professionnelle agréée vérifie que les formations sont effectivement dispensées et adaptées à la nature des produits distribués, aux modes de distribution et aux fonctions exercées. À cette fin, chaque membre lui fournit chaque année une liste nominative du personnel concerné, précisant le poste occupé, le nombre d'heures et les thèmes des formations suivies. Les justificatifs, dont les fiches de poste et les attestations de formation, sont tenus à sa disposition.
Notre article sur le contrôle annuel des 15 heures par l'association agréée décrit cette demande en détail.
Ce que peuvent demander le mandant et l'ACPR
Un agent général ou un mandataire peut recevoir la même question de sa compagnie mandante. L'ACPR peut aussi demander la liste des formations lors d'un contrôle. L'ORIAS, en revanche, ne contrôle pas la formation continue, comme il le précise dans sa note sur le fonctionnement du registre.
Qui mettre dans le tableau ?
Toutes les personnes qui distribuent
L'obligation de formation vise les intermédiaires et le personnel qui exerce la distribution (C. assur., art. L. 511-2, II). Or la distribution, au sens de l'article L. 511-1, ne se limite pas à la vente : elle couvre aussi les recommandations, la présentation, les travaux préparatoires et la contribution à la gestion et à l'exécution des contrats, notamment en cas de sinistre.
Dans un cabinet, cela inclut en général :
- le ou les dirigeants ;
- les commerciaux et chargés de clientèle ;
- les assistants qui préparent des devis ou font signer des documents ;
- les gestionnaires qui suivent les contrats et accompagnent les assurés sinistrés ;
- les mandataires non salariés, si vous êtes courtier et qu'ils relèvent de votre suivi.
Une colonne pour trancher les cas douteux
Ajoutez une colonne « dans le champ de la distribution : oui ou non », avec une justification d'une ligne. Une personne qui ne fait que de la comptabilité n'y figure pas ; une personne qui gère exclusivement des sinistres peut en être exclue, mais dès qu'elle propose une extension de garantie, elle entre dans le champ. Écrire la réponse vous oblige à poser la question.
Le modèle de tableau, colonne par colonne
Voici le modèle que nous recommandons. Il tient dans un tableur ordinaire, avec une ligne par formation suivie.
| Colonne | Contenu | Pourquoi |
|---|---|---|
| Collaborateur | Nom et prénom | Liste nominative (R. 513-9) |
| Statut | Salarié, dirigeant, mandataire | Organisation et financement |
| Poste occupé | Intitulé exact | Liste nominative (R. 513-9) |
| Fiche de poste | Date de la version en vigueur | Preuve de l'adéquation |
| Produits traités | Familles de contrats réellement distribuées | Adéquation (A. 512-8) |
| Intitulé de la formation | Titre exact | Identification |
| Organisme | Nom et numéro de déclaration d'activité | Mention exigée (R. 512-13-1) |
| Dates | Début et fin, ou date de chaque séquence | Mention exigée ; rattachement à l'année |
| Durée | En heures | Mention exigée ; total annuel |
| Modalités | Présentiel ou distance, une ou plusieurs séquences | Mention exigée |
| Thèmes | Liste détaillée | Mention exigée ; adéquation |
| Attestation | Reçue : oui ou non, et emplacement du fichier | Preuve |
| Heures cumulées de l'année | Calcul automatique | Suivi du plancher de 15 heures |
| Reste à faire | 15 moins les heures cumulées | Alerte |
| Financement | Prise en charge demandée, accordée, refusée | Suivi administratif |
Les colonnes grisées dans votre tableur peuvent se calculer automatiquement : heures cumulées par collaborateur et par année, reste à faire, alerte si le reste est positif après le 1er novembre.
Un exemple de lignes remplies
| Collaborateur | Poste | Formation | Organisme | Dates | Durée | Modalités | Thèmes |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Collaboratrice A | Chargée de clientèle prévoyance | Tronc commun et spécialité prévoyance | Organisme X | 12 janvier au 28 mars | 15 h | À distance, plusieurs séquences | Cadre réglementaire, devoir de conseil, conformité, vente à distance, prévoyance, santé et retraite |
| Collaborateur B | Gestionnaire dommages | Tronc commun et spécialité dommages | Organisme X | 3 février au 15 avril | 15 h | À distance, plusieurs séquences | Cadre réglementaire, devoir de conseil, conformité, vente à distance, dommages et responsabilités |
Remarquez la colonne des thèmes : elle permet à un tiers de rapprocher la formation du poste en un coup d'œil. C'est précisément ce que l'association vérifie.
Valider mes 15 h obligatoires. Chaque collaborateur reçoit une attestation qui détaille la durée, les dates et les thèmes : vous n'avez plus qu'à reporter une ligne dans votre tableau. Voir les formules
Tenir le tableau dans l'année
Le calendrier du dirigeant
- En janvier, créez l'onglet de l'année, mettez à jour la liste des personnes concernées et les fiches de poste, et fixez pour chacune la formation prévue.
- Au fil de l'eau, à chaque attestation reçue, remplissez la ligne et rangez le fichier dans le dossier du collaborateur.
- En juin, faites un point d'étape : qui a commencé, qui n'a rien suivi.
- Le 1er novembre, repérez les restes à faire et prévoyez le temps nécessaire avant le 31 décembre.
- En début d'année suivante, exportez la liste nominative pour votre association : poste, heures, thèmes.
Les heures ne se reportent pas d'une année sur l'autre : le plancher de quinze heures fixé à l'article R. 512-13-1 est annuel.
Les arrivées et les départs
Un collaborateur recruté en cours d'année entre dans le tableau dès son arrivée. Le code des assurances fixe quinze heures par an sans prévoir de prorata pour une année incomplète ; la lecture prudente consiste à organiser ses quinze heures dès l'année d'arrivée, et, en cas de doute, à interroger par écrit votre association ou votre mandant. Notre article sur le recrutement en cours d'année détaille ce cas.
Pour un départ, conservez la ligne et les attestations : la vérification peut porter sur une année écoulée.
Les changements de poste
Si un collaborateur passe de la gestion de contrats de dommages au conseil en prévoyance, datez la nouvelle fiche de poste et adaptez la spécialité de sa prochaine formation. Le tableau garde la trace des deux postes, ce qui explique les thèmes suivis.
Organiser la formation de toute l'équipe
Le temps de formation des salariés
L'article L. 6321-2 du code du travail prévoit que toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application de dispositions légales et réglementaires, constitue un temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération. La formation continue obligatoire du distributeur relève de cette logique. Prévoyez donc le temps dans les plannings, plutôt que de compter sur les soirées.
Avec une formation à distance, en plusieurs séquences, une heure par semaine suffit à couvrir les quinze heures en un trimestre. C'est souvent la formule la plus facile à intégrer dans l'activité d'un cabinet.
Choisir la spécialité de chacun
Le tronc commun est le même pour tous. La spécialité, elle, dépend des produits traités par chaque personne : c'est ce qui satisfait l'exigence d'adaptation de l'article A. 512-8. Dans un même cabinet, les gestionnaires dommages suivront la spécialité dommages, les chargés de clientèle en prévoyance la spécialité prévoyance, et ainsi de suite.
Une facture unique et un seul interlocuteur
Pour un cabinet, la gestion administrative compte autant que le contenu. Regrouper les inscriptions chez un même organisme simplifie le suivi : une seule facture, un seul format d'attestation, un seul interlocuteur. Notre page devis pour les cabinets et les réseaux permet de chiffrer la formation de toute l'équipe.
Le financement
Selon le statut de chacun, un financement peut être sollicité : OPCO de la branche pour les salariés (OPCO Atlas ou OPCO EP selon l'entreprise), AGEFICE pour les dirigeants non salariés relevant de ce fonds, FIF PL pour les agents généraux selon ses critères, toujours sous réserve d'acceptation par le financeur. La page financement détaille ces pistes. Ajoutez simplement une colonne de suivi dans le tableau.
Les pièces à conserver à côté du tableau
Le tableau ne remplace pas les justificatifs : il les organise. Pour chaque collaborateur, rangez dans un même dossier :
- la fiche de poste datée, dans sa version en vigueur au moment de la formation ;
- les attestations de formation, avec la durée, les dates et les thèmes ;
- la trace du choix de la spécialité, une ligne suffit ;
- les éventuels échanges avec l'association ou le mandant sur un cas particulier.
Combien de temps conserver ? Le code des assurances ne fixe pas de durée propre à ces pièces. L'article R. 513-10 prévoit que chaque membre d'une association agréée fait l'objet d'une vérification au moins une fois tous les cinq ans : conserver au moins les cinq dernières années est une précaution raisonnable. Notre article sur l'attestation de formation DDA à conserver complète ce point.
Trois indicateurs pour le dirigeant
Une fois le tableau en place, il devient un outil de pilotage, et pas seulement une réponse à une demande. Trois indicateurs suffisent, que la plupart des tableurs calculent sans formule compliquée.
Le taux de réalisation de l'équipe. Nombre de personnes ayant atteint quinze heures, rapporté au nombre de personnes concernées. Suivi en juin puis en novembre, il indique immédiatement s'il faut réorganiser les plannings.
Le taux de pièces complètes. Nombre de lignes pour lesquelles l'attestation est reçue et la fiche de poste datée, rapporté au nombre total de lignes. C'est l'indicateur qui compte le jour d'une demande : des heures suivies sans pièce sont des heures difficiles à démontrer.
La cohérence entre poste et thèmes. Pour chaque personne, une case à cocher : la spécialité suivie correspond-elle aux produits traités ? Une réponse négative n'est pas une faute ; c'est un signal pour ajuster le choix de l'année suivante ou documenter la raison du choix.
Ces trois indicateurs tiennent sur une ligne en haut du tableau. Présentés une fois par trimestre en réunion d'équipe, ils installent la formation comme un sujet ordinaire du cabinet, et non comme une urgence de fin d'année. Ils facilitent aussi l'échange avec l'association ou le mandant : vous répondez avec des chiffres, pas avec des souvenirs.
Les données personnelles dans le tableau
Le tableau contient des données sur vos collaborateurs. Il obéit donc aux règles de protection des données : ne collectez que ce qui est utile au suivi de la formation, limitez l'accès aux personnes qui en ont besoin, et ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire. Un tableau de formation n'a pas à contenir d'informations sur la vie personnelle ou la santé des collaborateurs.
Les erreurs les plus fréquentes
Suivre le dirigeant et oublier l'équipe. L'obligation est individuelle : chaque personne qui distribue a ses quinze heures.
Conserver l'attestation sans la fiche de poste. Sans poste daté, l'adéquation de la formation est difficile à démontrer.
Noter « formation réglementaire » dans la colonne des thèmes. Un intitulé générique ne permet pas de vérifier l'adaptation au poste.
Remplir le tableau en décembre. Le rattrapage de fin d'année se fait sous contrainte ; un tableau tenu au fil de l'eau ne coûte presque rien.
Oublier les mandataires. Si vous êtes courtier, vos mandataires relèvent aussi de l'association agréée depuis le 1er avril 2022 ; un suivi partagé évite les mauvaises surprises au sein du réseau.
À retenir
- Une ligne par formation et par personne : organisme, date, durée, modalités, thèmes (C. assur., art. R. 512-13-1, II).
- Le poste occupé et la fiche de poste datée donnent la preuve de l'adéquation (art. R. 513-9 et A. 512-8).
- Toutes les personnes qui distribuent entrent dans le tableau, pas seulement les commerciaux.
- Quinze heures par an et par personne, sans report : un point d'alerte au 1er novembre suffit.
- Les attestations se rangent au fil de l'eau dans le dossier de chaque collaborateur.
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Questions fréquentes
Comment suivre les heures de formation DDA de mes collaborateurs ?
Tenez un tableau avec une ligne par formation et par collaborateur, indiquant le poste occupé, l'organisme, la date, la durée, les modalités et les thèmes. Ce sont les données que l'article R. 512-13-1 du code des assurances demande de pouvoir produire. Ajoutez un cumul annuel par personne et une alerte si le total reste inférieur à quinze heures à l'automne.
Que demande l'association agréée sur la formation de mon équipe ?
Selon l'article R. 513-9 du code des assurances, le membre fournit chaque année une liste nominative du personnel concerné, précisant le poste occupé, le nombre d'heures et les thèmes des formations suivies. Il tient à disposition les justificatifs, notamment les fiches de poste et les attestations de formation. L'association vérifie que les formations sont adaptées aux produits, aux canaux et aux fonctions.
Tous mes salariés doivent-ils faire la formation DDA ?
Seuls ceux qui exercent la distribution, mais le périmètre est large : l'article L. 511-1 du code des assurances y inclut la présentation, les travaux préparatoires et la contribution à la gestion des contrats, notamment en cas de sinistre. Un assistant qui prépare des devis ou un gestionnaire qui accompagne les assurés en fait généralement partie. Un poste purement comptable n'en fait pas partie.
La formation DDA des salariés se fait-elle sur le temps de travail ?
Oui. L'article L. 6321-2 du code du travail prévoit qu'une formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application de dispositions légales et réglementaires, constitue un temps de travail effectif avec maintien de la rémunération. Prévoyez le temps nécessaire dans les plannings, par exemple une heure par semaine sur un trimestre.
Un collaborateur recruté en cours d'année doit-il faire 15 heures ?
Le code des assurances fixe quinze heures par an sans prévoir de prorata pour une année incomplète. La lecture prudente consiste à organiser ses quinze heures dès l'année de son arrivée. En cas de doute, interrogez par écrit votre association agréée ou votre mandant et conservez la réponse dans le dossier du collaborateur.
Combien de temps conserver les attestations de formation de l'équipe ?
Le code des assurances ne fixe pas de durée propre. L'article R. 513-10 prévoit que chaque membre d'une association agréée est vérifié au moins une fois tous les cinq ans : conserver au moins les cinq dernières années d'attestations et de fiches de poste est donc une précaution raisonnable, y compris pour les collaborateurs partis.
Peut-on financer la formation DDA de toute l'équipe ?
Selon le statut de chaque personne, un financement peut être sollicité : l'OPCO de la branche pour les salariés, l'AGEFICE pour les dirigeants non salariés qui en relèvent, le FIF PL pour les agents généraux selon ses critères. Toute prise en charge reste sous réserve d'acceptation par le financeur. Suivez chaque demande dans une colonne dédiée du tableau.
Sources
- Code des assurances, art. L. 511-1 (définition de la distribution) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000036920438 (consulté le 19 septembre 2026)
- Code des assurances, art. L. 511-2 (formation continue, justification par tout moyen) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006073984/LEGISCTA000036916299/ (consulté le 19 septembre 2026)
- Code des assurances, art. R. 512-13-1 (quinze heures par an, liste des formations suivies) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000036979532 (consulté le 19 septembre 2026)
- Code des assurances, art. A. 512-8 (compétences éligibles, adaptation) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037447099 (consulté le 19 septembre 2026)
- Code des assurances, art. R. 513-9 et R. 513-10 (vérification par l'association, rythme quinquennal) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006073984/LEGISCTA000044397436/ (consulté le 19 septembre 2026)
- Code du travail, art. L. 6321-2 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037385739 (consulté le 19 septembre 2026)
- ACPR, associations de courtiers et liste des associations agréées au 30 juin 2026 : https://acpr.banque-france.fr/fr/professionnels/lacpr-vous-accompagne/intermediaires/associations-de-courtiers (consulté le 19 septembre 2026)
- ORIAS, note sur le fonctionnement du registre unique : https://www.orias.fr/api/document/content?id=2c9419ee7fd59a83017fd5b32e9b0056 (consulté le 19 septembre 2026)
- CNIL, « RGPD : de quoi parle-t-on ? » : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on (consulté le 19 septembre 2026)
- OPCO Atlas : https://www.opco-atlas.fr (consulté le 19 septembre 2026)
- OPCO EP : https://www.opcoep.fr (consulté le 19 septembre 2026)
- AGEFICE, les ressortissants de l'AGEFICE : https://communication-agefice.fr/les-ressortissants-de-lagefice/ (consulté le 19 septembre 2026)
- FIF PL : https://www.fifpl.fr (consulté le 19 septembre 2026)
Article rédigé par Franck CHABEN, mis à jour le 19 septembre 2026.