Un registre des formations du cabinet, sur ce modèle, tient en une ligne par formation et par personne : nom, poste, formation, organisme, date, durée, modalités, thèmes et compétence de l'article A. 512-8. Il répond à l'article R. 512-13-1, qui impose de pouvoir produire ces informations pour chaque collaborateur concerné, et prépare la liste annuelle de l'association.
Un cas de cabinet. Un courtier dirige une société de huit personnes : trois chargés de clientèle, deux gestionnaires, une assistante commerciale, un associé et lui-même. En mars, son association agréée lui demande la liste annuelle des formations de son personnel. Il retrouve des attestations dans quatre boîtes de messagerie, deux collaborateurs ont changé de poste en cours d'année, et il lui faut deux jours pour tout reconstituer. L'année suivante, il tient un registre : la même demande lui prend vingt minutes.
Cet article vous donne ce registre, gratuitement, sous forme de tableau à recopier dans votre tableur : ce que le texte exige, le modèle commenté colonne par colonne, qui y inscrire, comment suivre les heures de toute l'équipe en dix minutes par mois, et comment l'utiliser le jour où on vous le demande. Il est écrit par DDA 15, le spécialiste de la formation DDA, la marque de HNC SAS consacrée à la formation continue des intermédiaires d'assurance ; le modèle vaut quel que soit l'organisme qui forme vos équipes. Si vous formez vos équipes avec nous, le parcours de quinze heures coûte 139 € net de taxe par personne.
Faut-il un registre ? Ce que le texte demande, mot pour mot
L'article R. 512-13-1, II du Code des assurances impose aux entreprises d'assurance et aux intermédiaires de pouvoir produire, pour eux-mêmes et pour chaque membre de leur personnel concerné, la liste des formations suivies et, pour chacune, le nom de l'entité qui l'a délivrée, la date, la durée, les modalités et les thèmes traités. Le mot « registre » n'y figure pas : c'est la capacité de produire la liste qui est obligatoire.
Voici la phrase exacte, qu'il vaut la peine de lire une fois :
« Les entreprises d'assurance et de réassurance et les intermédiaires d'assurance doivent être en mesure de produire, d'une part, pour eux-mêmes et pour tout membre de leur personnel concerné par les dispositions susmentionnées, la liste des formations suivies au titre du présent article, y compris lorsqu'elles ont été réalisées en application d'autres obligations réglementaires, d'autre part, pour chacune de ces formations, le nom de l'entité ayant délivré la formation, la date, la durée et les modalités de celle-ci ainsi que les thèmes traités. »
Quatre enseignements pratiques :
- L'obligation pèse sur le cabinet, pas sur l'organisme de formation. L'organisme fournit la matière ; c'est vous qui devez pouvoir produire l'ensemble.
- La liste est individuelle : une par personne concernée, pas une moyenne d'équipe.
- Cinq informations par formation : entité, date, durée, modalités, thèmes.
- Les formations suivies au titre d'autres obligations comptent dans la liste, par exemple une formation sur la lutte contre le blanchiment, dès lors qu'elles portent sur des compétences de la distribution d'assurances.
Aucune forme imposée, une preuve « par tout moyen »
L'article L. 511-2, II du Code des assurances prévoit que les intermédiaires doivent pouvoir justifier « par tout moyen » du respect de leurs obligations et de celles de leur personnel. Un tableur, un logiciel de gestion, un classeur papier : tout convient, dès lors que les cinq informations y figurent et que les justificatifs suivent. Des attestations isolées contiennent ces données, mais elles ne forment pas une liste. Le registre est la liste ; les attestations en sont les preuves.
Ce que l'association ajoute pour les courtiers
Pour les courtiers et leurs mandataires, l'article R. 513-9 précise la demande de l'association agréée : chaque année, « une liste nominative du personnel concerné précisant le poste occupé ainsi que le nombre d'heures et les thèmes des formations suivies ». Le membre tient à disposition « notamment les fiches de postes et les attestations de formation ». L'association vérifie aussi que les formations sont effectivement dispensées, dans le cadre d'offres internes ou d'actions de formation au sens de l'article L. 6313-1 du Code du travail, et qu'elles sont adaptées aux produits, aux modes de distribution et aux fonctions. Le poste occupé devient donc une information indispensable du registre. Le détail figure dans le dossier association agréée : ses vérifications.
À retenir
- Cinq informations par formation : entité, date, durée, modalités, thèmes (article R. 512-13-1, II).
- Une liste par personne concernée, dirigeants compris.
- Aucune forme imposée : la preuve se fait par tout moyen (article L. 511-2, II).
- Pour un courtier, ajoutez le poste occupé et gardez les fiches de poste, demandés par l'association (article R. 513-9).
Le modèle de registre des formations, colonne par colonne
Le modèle tient en trois onglets : le registre proprement dit, une ligne par formation et par personne ; un onglet « périmètre », qui liste qui doit être formé et pourquoi ; un onglet de synthèse, qui calcule les heures de chacun et prépare l'envoi à l'association. Recopiez les en-têtes ci-dessous dans votre tableur : c'est tout le modèle.
Onglet 1 : le registre
| Année | Nom et prénom | Poste occupé | Statut | Produits distribués | Intitulé de la formation | Organisme (entité) | N° de déclaration d'activité | Date(s) | Durée (h) | Modalités | Thèmes traités | Compétence A. 512-8 | Justificatif |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026 | Collaboratrice A | Chargée de clientèle professionnels | Salariée | IARD entreprises | Parcours de formation continue | Organisme X | 00 00 00000 00 | 02/03 au 27/04 | 15 | À distance, séquences non consécutives | Devoir de conseil, LCB-FT, dommages aux biens | 1° a, b, c ; 2° c | 2026_CollabA_OrgX_15h.pdf |
| 2026 | Collaborateur B | Gérant | Dirigeant | Santé, prévoyance collective | Actualité de la protection sociale | Compagnie Y | Sans objet (formation par une entreprise d'assurance) | 12/06 | 3 | Présentiel | Contrat responsable, prévoyance collective | 2° b | 2026_CollabB_CieY_3h.pdf |
Exemple fictif. Modèle établi d'après le Code des assurances, art. R. 512-13-1, II, A. 512-8 et R. 513-9.
Le commentaire, colonne par colonne
| Colonne | Pourquoi elle est là | Conseil de remplissage |
|---|---|---|
| Année | L'obligation s'apprécie chaque année, en pratique par année civile | Un filtre par année ; une formation à cheval sur deux années se rattache aux dates de ses séquences |
| Nom et prénom | La liste est nominative (R. 512-13-1, II ; R. 513-9) | Même orthographe que sur les attestations |
| Poste occupé | Demandé par l'association (R. 513-9), utile pour l'adéquation | Intitulé identique à la fiche de poste en vigueur |
| Statut | Distinguer dirigeant, salarié, mandataire | Liste déroulante |
| Produits distribués | L'adéquation s'apprécie selon les produits (A. 512-8, II) | Grandes familles : vie, prévoyance et santé, dommages, emprunteur |
| Intitulé | Identifier la formation | Reprendre l'intitulé de l'attestation |
| Organisme (entité) | Mention imposée : le nom de l'entité | Dénomination exacte |
| N° de déclaration d'activité | Permet à l'association de vérifier une action de formation au sens de l'article L. 6313-1 du Code du travail (R. 513-9, 1°) | « Sans objet » pour une formation interne ou délivrée par un assureur |
| Date(s) | Mention imposée | Début et fin, ou dates des séquences |
| Durée | Mention imposée | En heures, avec décimales si besoin |
| Modalités | Mention imposée | Présentiel, à distance, mixte ; une ou plusieurs séquences |
| Thèmes traités | Mention imposée | La liste des thèmes, pas seulement le titre |
| Compétence A. 512-8 | Montre l'adéquation au premier coup d'œil | 1° (générales), 2° (produits), 3° (modes de distribution), 4° (fonctions) |
| Justificatif | Retrouver la pièce en dix secondes | Nom de fichier normalisé : Année_Nom_Organisme_Durée |
Une règle d'or : une ligne par formation, mise à jour à chaque attestation reçue. Ne regroupez jamais deux formations sur une ligne, et ne saisissez rien avant d'avoir l'attestation sous les yeux : le registre recopie des preuves, il ne les remplace pas.
Onglet 2 : le périmètre
| Nom et prénom | Poste | Dans le champ de la distribution ? | Raison en une ligne | Date de la fiche de poste | Arrivée ou départ dans l'année |
|---|---|---|---|---|---|
| Collaboratrice A | Chargée de clientèle | Oui | Présente et propose des contrats (L. 511-2, I) | 01/2026 | |
| Collaborateur C | Comptable | Non | Aucune activité de distribution | 01/2026 | |
| Collaboratrice D | Gestionnaire sinistres | À revoir | Propose des avenants depuis juin : sort de la gestion exclusive | 06/2026 |
Cet onglet répond à une attente de l'ACPR : dans sa publication de février 2019, elle indique s'attendre à ce que les professionnels puissent présenter la liste des personnes qu'il convient de former, « tenue à jour des mutations internes ». Écrire la raison vous oblige à poser la question, et vous donne la réponse le jour où on vous la demande.
Onglet 3 : la synthèse et l'export
| Nom et prénom | Poste occupé | Heures de l'année | Reste à faire | Thèmes de l'année | Attestations reçues |
|---|---|---|---|---|---|
| Collaboratrice A | Chargée de clientèle professionnels | 15 | 0 | Devoir de conseil, LCB-FT, dommages aux biens | Oui |
| Collaborateur B | Gérant | 3 | 12 | Contrat responsable, prévoyance collective | Oui |
Les heures de l'année se calculent par une somme conditionnelle sur l'onglet 1 (par nom et par année) ; le reste à faire, par « 15 moins les heures », ramené à zéro s'il est négatif. Les trois premières colonnes plus les thèmes forment exactement la liste nominative que l'association demande chaque année : poste, nombre d'heures, thèmes.
Qui inscrire au registre ?
Figurent au registre toutes les personnes soumises à la formation continue au titre du cabinet : le dirigeant intermédiaire, les mandataires sociaux, et chaque salarié qui fournit des recommandations, présente, propose ou aide à conclure des contrats, ou réalise des travaux préparatoires. Les personnes qui exercent uniquement des activités de gestion n'y figurent pas, selon la position de l'ACPR, mais leur cas se note dans l'onglet périmètre.
Les dirigeants
L'ACPR l'a écrit dans sa publication de février 2019 : « Les dirigeants des intermédiaires en assurance ont également une obligation de formation. » L'article A. 512-8, I, 4°, a) vise d'ailleurs expressément les mandataires sociaux des intermédiaires personnes morales, en contact direct avec la clientèle ou qui encadrent des personnes en contact avec elle. Le dirigeant figure donc au registre, comme ses collaborateurs. Son rôle dans le suivi de l'équipe est détaillé sur la page dirigeant de cabinet.
Les salariés qui distribuent
Le critère est fonctionnel : l'article L. 511-2, I vise les personnes qui fournissent des recommandations, présentent, proposent ou aident à conclure des contrats, ou réalisent d'autres travaux préparatoires à leur conclusion. Un chargé de clientèle, un conseiller, une assistante commerciale qui établit des devis en relation avec le client en relèvent.
Les personnes qui ne distribuent pas
L'ACPR exclut du champ « les personnels des intermédiaires et des entreprises d'assurance exerçant uniquement des activités de gestion de contrats d'assurance ». Un gestionnaire sinistres qui ne présente ni ne propose aucun contrat n'y figure pas. Attention au mot « uniquement » : si le même gestionnaire propose un avenant ou un contrat complémentaire, il entre dans le champ.
Les mandataires
Les mandataires d'intermédiaires ne sont pas votre personnel : ce sont des intermédiaires immatriculés, tenus eux-mêmes à la formation continue. Rien ne vous empêche, en tant que mandant, de suivre leurs heures dans un onglet distinct, sur la base des justificatifs qu'ils vous transmettent. C'est une bonne pratique de contrôle interne pour les cabinets qui animent un réseau.
| Personne | Au registre ? | Fondement |
|---|---|---|
| Dirigeant, gérant, mandataire social | Oui | ACPR, février 2019 ; A. 512-8, I, 4°, a |
| Salarié qui présente, propose, conseille | Oui | L. 511-2, I et II |
| Salarié uniquement en gestion | Non, raison notée | ACPR, février 2019 |
| Alternant en cours d'acquisition de la capacité | Selon sa situation : la formation continue ne s'ajoute pas, sur la même période, à la formation qui confère la capacité | ACPR, février 2019 |
| Mandataire d'intermédiaire | Onglet distinct, recommandé | Bonne pratique de mandant |
Les arrivées, les départs, les changements de poste
Un collaborateur recruté en cours d'année entre au registre le jour de son arrivée. Aucun texte ne prévoit de prorata pour une année incomplète : la lecture prudente consiste à organiser ses quinze heures dès l'année d'arrivée, et à récupérer les attestations de son ancien employeur pour l'année en cours. Notre article formation DDA la première année détaille ce cas.
Pour un départ, conservez les lignes et les attestations : une vérification peut porter sur une année écoulée. Pour un changement de poste, datez la nouvelle fiche de poste, mettez à jour la colonne « poste » des formations à venir et adaptez la spécialité de la prochaine formation : le registre garde la trace des deux postes, ce qui explique les thèmes suivis.
Suivre les heures DDA de toute l'équipe en dix minutes par mois
Un tableau de suivi de la formation de l'équipe se tient en dix minutes par mois si l'on suit une routine fixe : collecter les attestations, les nommer et les classer, reporter une ligne par formation, puis regarder le cumul de chacun. La difficulté n'est jamais le volume, c'est la régularité.
La routine du premier lundi du mois :
- Collecter : chacun transmet ses attestations du mois à une adresse unique, ou les dépose dans un dossier partagé.
- Nommer : « Année_Nom_Organisme_Durée.pdf ». Un nom normalisé vaut mieux qu'une arborescence complexe.
- Reporter : une ligne par formation, les cinq informations recopiées de l'attestation.
- Contrôler : un coup d'œil à l'onglet de synthèse. Qui est en retard sur le rythme annuel ?
- Relancer : un message bref aux personnes en retard, avec une proposition de créneau.
Quatre points d'étape dans l'année
| Date | Point d'étape | Objectif |
|---|---|---|
| Janvier | Ouverture de l'année | Onglet périmètre mis à jour, fiches de poste datées, formation prévue pour chacun |
| 30 juin | Mi-parcours | Chacun a commencé ; environ la moitié des heures faites |
| 30 septembre | Dernier trimestre | Plan précis pour les personnes en retard |
| 1er novembre | Alerte | Toute personne avec un reste à faire reçoit un créneau réservé avant le 31 décembre |
Aucun texte ne prévoit de report des heures d'une année sur l'autre : le plancher de quinze heures de l'article R. 512-13-1 est annuel, d'où l'intérêt de l'alerte de novembre.
Trois indicateurs pour le dirigeant
Une fois le registre en place, trois indicateurs suffisent à piloter, sans formule compliquée :
- Le taux de réalisation : personnes ayant atteint quinze heures, rapportées aux personnes concernées. Suivi en juin puis en novembre, il dit s'il faut réorganiser les plannings.
- Le taux de pièces complètes : lignes dont l'attestation est reçue et la fiche de poste datée, rapportées au total. C'est l'indicateur qui compte le jour d'une demande.
- La cohérence entre poste et thèmes : une case à cocher par personne. Une réponse négative n'est pas une faute ; c'est un signal pour ajuster la spécialité de l'année suivante, comme le demande l'article A. 512-8, II.
Pour les salariés, prévoyez ce temps dans les plannings : l'article L. 6321-2 du Code du travail fait d'une formation qui conditionne l'exercice d'une fonction en application de dispositions légales ou réglementaires un temps de travail effectif, avec maintien de la rémunération. Voir notre article formation DDA et temps de travail.
Que transmettre à l'association, au mandant ou à l'ACPR
Le registre sert le jour où l'on vous demande vos heures : l'association agréée pour les courtiers, chaque année, le mandant pour les agents et les mandataires, l'ACPR lors d'un contrôle. Dans les trois cas, vous extrayez les lignes de l'année, vous y joignez les pièces demandées, et vous répondez dans le délai indiqué.
| Demandeur | Ce qu'il demande en général | Ce que vous extrayez du registre |
|---|---|---|
| Association agréée (courtiers) | Chaque année, liste nominative : poste, nombre d'heures, thèmes ; fiches de postes et attestations sur demande | Onglet de synthèse filtré sur l'année ; attestations sur demande |
| Mandant | Justificatifs pour un agent, un mandataire ou une équipe | Lignes des personnes concernées et attestations |
| ACPR | Liste des personnes à former, formations suivies, cohérence avec les postes | Les trois onglets de la période, fiches de postes, attestations |
Si une information manque, dites-le. Une réponse exacte, qui signale une attestation en cours de récupération, vaut mieux qu'une réponse arrangée. Répondez dans le délai, même partiellement, et complétez ensuite : pour un courtier, un défaut non régularisé peut conduire l'association à retirer la qualité de membre (article L. 513-6, I), retrait notifié à l'ORIAS.
L'ORIAS, lui, ne vous demandera pas ce registre : sa note sur le registre unique précise qu'il ne contrôle pas la formation continue, et l'article A. 512-2 ne demande aucun justificatif de formation au renouvellement.
Conservation : la durée à retenir pour le registre et les pièces
Le Code des assurances ne fixe aucune durée de conservation chiffrée : il impose d'être « en mesure de produire » les justificatifs à tout moment (article R. 512-13-1, II). Par prudence, nous recommandons de conserver le registre et les attestations au moins aussi longtemps que la personne est en activité de distribution, puis de les archiver en cohérence avec les durées de conservation de vos autres documents professionnels.
Un repère utile, qui reste une recommandation et non une norme : l'association agréée vérifie chaque membre au moins une fois tous les cinq ans (article R. 513-10). Garder au minimum les cinq dernières années, y compris pour les collaborateurs partis, vous permet de répondre à une vérification qui porterait sur toute la période.
Classez les attestations par année puis par personne, dans un espace sauvegardé et accessible à au moins deux personnes du cabinet. Si vous conservez des attestations papier, numérisez-les et gardez l'original. Le contenu attendu d'une attestation et la conduite à tenir en cas de perte sont traités dans le dossier attestation de formation DDA, et l'ensemble des pièces dans constituer son dossier de preuve de formation.
Les données personnelles
Le registre contient des données sur vos collaborateurs. Limitez-le aux informations utiles au suivi de la formation, restreignez l'accès aux personnes qui en ont besoin, et intégrez ce traitement, le cas échéant, à votre registre des activités de traitement. Un registre de formation n'a pas à contenir d'informations sur la vie personnelle ou la santé des collaborateurs.
Tableur ou logiciel : que choisir ?
Aucun texte n'impose d'outil. Un tableur suffit pour un cabinet de quelques personnes : les trois onglets du modèle, une somme conditionnelle et un filtre par année couvrent l'essentiel. Un logiciel de gestion ou un module RH devient utile quand l'équipe grandit, que plusieurs personnes saisissent, ou que vous suivez un réseau de mandataires.
Quel que soit l'outil, vérifiez quatre points : les cinq informations de l'article R. 512-13-1 sont des champs distincts, pas un commentaire libre ; le poste et sa date sont historisés ; l'export de la liste nominative se fait en un clic ; et les pièces sont rattachées à chaque ligne. Un outil qui ne sait pas faire l'un de ces quatre gestes vous obligera à reconstituer la liste à la main.
Un parcours pour toute l'équipe, des lignes prêtes à reporter. DDA 15, le spécialiste de la formation DDA, forme chaque collaborateur en 15 heures 100 % en ligne : 11 heures de tronc commun et 4 heures de spécialité selon ses contrats, 139 € net de taxe par personne. Chacun reçoit à la fin, par e-mail, une attestation de formation nominative en PDF. Pour une équipe, un devis cabinet est établi selon l'effectif. Découvrir la formation DDA 15 heures